5 tips para tener reuniones virtuales más productivas

meet

Las reuniones virtuales vinieron para quedarse. Es por eso que se me ocurrió brindar algunos consejos para que sean exitosas y consigas tus objetivos. 

Si hay algo que nos dio el 2020 es un curso acelerado hacia la virtualidad, incluso para aquellas empresas que no se habían aventurado todavía a esta posibilidad. 

Antes que nada, es fundamental entender que la dinámica de una reunión virtual es diferente a la de una reunión presencial. Y pese a que parezca más sencilla, hay que estar preparados para que de verdad funcione.

Para eso es muy bueno conversar con nuestros equipos de trabajo sobre la mejor manera para poder llevarlas a cabo, y plantearse algunas buenas prácticas o tips para sacar el mejor provecho de ellas.

 

1. Si puede ir por mail no hace falta meet

Si miramos nuestro calendario y está repleto de reuniones que podrían haber sido solucionados con un simple mail ya estamos encarando mal las cosas. Más reuniones no es símbolo de que estamos trabajando más, es que estamos gestionando mal el tiempo o estamos asignando reuniones a cosas que deberían ser resueltas por email. Las buenas reuniones no deben  superar más de 20/30 minutos. Esto es posible si lo organizamos bien y encauzamos la reunión de la manera correcta.

Antes de ponernos a coordinar agendas, veamos de qué vamos a hablar y si realmente se justifica hacer esa meet.

Existen hoy, por suerte, varias herramientas que facilitan las tareas y nos evitan una reunión innecesaria:¿Podrías plantear el tema en Slack? ¿Podrías explicar la tarea por Asana? Si es así, fíjate primero si se puede hacer el pedido por otras vías.

2. La reunión debe tener un objetivo

Alguna vez salieron a caminar de noche por la montaña sin guía o sin GPS? Lo mismo pasa con las reuniones sin objetivos. 

Si  nuestra reunión tiene explícitamente un sentido, todos sabemos que camino seguir para encarar este tema central. Si no tenemos todo planificado, es un divague y una pérdida de tiempo. 

Para eso es importante ir preparados, y organizados con un objetivo claro. La Meet debe finalizar con una lista de tareas que respondan a ese objetivo central. Si se termina la reunión y  están todos perdidos o con más preguntas de las que entraron, algo salió mal. Pensemos entonces: qué se gana con la desorganización? otra reunión que seguramente será otra pérdida de tiempo y así sucesivamente hasta el infinito.

Las reuniones virtuales son importantes sobre todo para alinear objetivos, discutir cuestiones entre los distintos departamentos o demás cuestiones importantes, o que no se puedan concretar de manera presencial. 

Entonces, empecemos por definir el objetivo y si realmente necesitamos esta reunión o podemos resolverlo con un email. 

3. Marca el Norte de la Reunión y llegarás a buen puerto

Una vez que tenemos el objetivo de la reunión claro, debemos tener un punteo con las cosas que van a pasar en la reunión por orden de aparición. Esto sería lo ideal para poder preparar bien el material que voy a ir necesitando, cerrar ventanas que no corresponden y saber si tengo todo lo necesario.

Esto va a servir para que mis colaboradores sepan si es necesaria su participación en algún momento específico y puedan también organizarse. 

La planificación en definitiva ahorra tiempo y hace que le saquemos más jugo al meet. 

 

4. Ser estrictos con los horarios y serios con los compromisos

 

No es para alarmar a nadie, pero existen en el entorno laboral los agendadores seriales.¿Cómo reconocerlos? Se los conoce por agendar reuniones por cualquier motivo, sin objetivo claro. O los que hacen esas reuniones eternas sin directivas, no van al punto y no vemos la hora que termine. Pero hay casos peores:  los canceladores seriales. Los que  se comprometen a las reuniones  y cancelan a último momento por distintas cuestiones. 

Aquí todo parte del mismo error de premisa. La falta de planificación y como se ha desvirtuado el tiempo y verdadero valor del meet. 

Hay que ser estrictos, el tiempo de reunión evidentemente va a depender de los temas a tratar, pero se recomienda que no sea más de 60 minutos. Especialmente debemos tener cuidado de excedernos del tiempo previsto.Salvo que sea estrictamente necesario lo único que voy a lograr extendiendo 15 minutos la reunión es que mis colaboradores empiecen a sentirse incómodos: mirando su reloj para ver cuando termina porque tienen que ponerse a trabajar, o tienen que irse a otras reuniones programadas. 

 

Planteemos entonces de manera clara qué va a pasar en la reunión,temas prioritarios y  seguimos una estructura ( presentación, desarrollo, conclusión)

5. Sin minuta no hay reunión 

Si las reuniones virtuales fueron productivas siempre salen minutas que muestran lo que se hizo en la meet y  todo lo importante que se  desprendió de ella. 

También nos sirve para verificar si se siguió la agenda planteada, si hubo avances en temas, si surgieron dudas o distintos temas que se desprenden de esta reunión y deban ser tratadas en otra oportunidad.

Lo ideal es que alguien vaya tomando nota de lo que va surgiendo para después pasarlo por mail para que todos estemos alineados. 

En  una reunión productiva surgirán tareas y debemos designar, no sólo un responsable, sino la fecha límite de entrega de estas tareas. 

Si no hacemos esto los resultados de la reunión quedarán en el aire y parecerá poco productiva. 

Bonustrack

Por último, y no menos importante algunas reglas de etiqueta que deberían ser planteadas desde un comienzo en las  reuniones virtuales : 

  • Conectarse en un lugar tranquilo y sin distracciones 
  • Asegurarse una buena conexión a internet 
  • Tener todo lo que se va a compartir listo antes de la reunión
  • Tener la cámara encendida
  • Evitar el multitasking

Comparte estos tips de trabajo y después me cuentas 🙂

Llega el fin de las oficinas, ¿Cómo adaptamos las empresas?

El modelo híbrido, que mezcla el trabajo presencial y el remoto, parece ser el elegido en esta “nueva normalidad”. Y con esto, se plantean nuevos desafíos para las empresas.

La tendencia es tan fuerte que incluso 8  Big Tech de Silcon Valley, cambiaron su forma de trabajo y se replantearon ya no volver al modelo presencial. «La era de la oficina como espacio central ha terminado», dijo Tobi Lütke CEO de Shopify. ¿Será así?

Beneficios del trabajo a distancia para las empresas

La pandemia ha provocado un punto de inflexión en las compañías a nivel mundial. En Latinoamérica se están dando los primeros pasos, pero en general, hay mucha improvisación. 

Más allá de las evidentes ventajas que plantea este  tipo de modalidad, nos enfocaremos específicamente en dos aspectos:

Aumento de productividad y satisfacción: De acuerdo a algunos estudios, un 63% de las empresas logró un incremento de la productividad de sus empleados durante el tercer trimestre de 2020. Pero no solo eso, las organizaciones prevén un aumento general de la productividad del 17% en los próximos dos o tres años.  

Cuando un empleado hace trabajo a distancia, puede hacer más tareas de las que hace en la oficina, porque sabe que cuando las termine tendrá tiempo libre para pasar con su familia, amigos o aficiones. 

El tiempo se optimiza porque se trabaja por metas y objetivos, es flexible mejorando así  la conciliación de lo laboral y lo personal.

Otra ventaja aquí es que elimina el ausentismo laboral y contribuye a evitar largos desplazamientos que afectan la calidad de vida.

Se mejora la reputación de la empresa, logrando que los empleados optimicen el tiempo, estén más contentos y motivados.  Y tenemos el plus de que podemos  captar talento de cualquier lugar del mundo, gracias a las tecnologías.

Aumenta la rentabilidad: El teletrabajo reduce los costos en mobiliario e infraestructura.  Si sigue esta tendencia, se reducen las necesidades de espacio de oficinas, y, en consecuencia, los alquileres. Además se ahorra en energía, en conexiones a Internet, en material de oficina y la lista sigue.

Repensar el rol de la oficina: 

Teniendo en cuenta estos beneficios, hoy en día, hay miles de herramientas que nos permiten realizar  de manera remota actividades que siempre pensábamos que eran imposibles. Ya no podemos pensar en volver a la imagen de oficina tradicional, ya no hay vuelta atrás.

Evidentemente no estoy hablando de una fábrica, en donde la producción debe ser realizada de manera presencial-por ahora-. Pero incluso allí, en las manufactureras, el resto de las actividades, administrativas, por ejemplo podrían optar por una modalidad mixta. 

Hay que sacar lo mejor de cada modalidad y ver lo que mejor se adapta con nuestra empresa. La creación de productos, comunicación y gran parte del feedback a los empleados, son actividades que encajan bien en la esfera virtual. 

Sin embargo, para hacer equipo y generar ese espíritu corporativo lo presencial es necesario. Las relaciones sociales son imprescindibles y, aunque esta puede darse en remoto, los beneficios de hacerla de manera presencial son indiscutibles. 

 

La oficina del futuro debe ser como un portaviones: donde se optimice el tiempo para reuniones clave, contacto entre empleados y para cuestiones insoslayables. 

Debe ser principalmente un espacio colaborativo, para socializar y para crear el sentido  de comunidad. 

Tal como dice mi amigo Andrés Silva Arancibia, si la tendencia continúa, como se presume que lo hará, para 2028 el 73 % de los equipos de trabajo tendrá colaboradores remotos. Quizás sea un buen momento  para aquellas empresas que no lo hicieron todavía, empezar a pensar en mudar sus grandes oficinas a espacios de co-working. Y empezar a amigarse con las tecnologías y ver como hacemos la transformación digital.   

Cada empresa  debe redefinir sus compromisos y acuerdos, hacer un balance y revisar su modelo de negocio y adaptarlo a esta nueva realidad que vino para quedarse. 

Repensar el liderazgo

La mayoría de los perjuicios que  nos podemos encontrar en esta modalidad  se refieren principalmente a cuando es la virtualidad está exagerada, o mal gestionada.

Aquí el rol de los líderes  de  la empresa es fundamental: establecer pautas claras de trabajo remoto, y humanizar las relaciones a distancia, son algunas de las claves. 

Poder abrazar esta modalidad depende principalmente de nuestra capacidad de reinventarnos y de sacar el mejor partido de lo presencial y de lo virtual.

El desafío es encontrar el equilibrio adecuado para un enfoque híbrido y cuestionar las estructuras existentes, romper con prejuicios y preconceptos.

Hay que optar por la transversalidad y reinventarse.  

Para eso el cambio debe venir desde arriba y replantearnos el rol de liderazgo. Un verdadero líder debe fomentar la autonomía, incentivar a los trabajadores  a que tomen decisiones, fomentar la empatía y la transparencia. 

Confiar en los empleados y comunicar los valores de la empresa para lograr conexiones más fuertes. 

Debemos repensar la cultura de trabajo con nuevas cosas que nos unan pese a las distancias.

Para ello debemos contar con infraestructura digital adecuada que permita un trabajo digital fluido y que impulse  la eficiencia de nuestros colaboradores.

La oficina como la conocíamos ha muerto. Abracemos la bimodalidad, la transformación ya está en marcha.

 Y vos ¿Qué modalidad aplicaste en tu empresa?

 

7 claves infaltables para generar más productividad en tu empresa con el teletrabajo

La transformación digital vino para quedarse y debemos estar preparados: para el 2028 el 78% de los equipos tendrán trabajadores a distancia. Descubrí cómo dominar el homeoffice en tu empresa y adaptar tu compañía de la manera más eficiente.

El 2020 fue un año bisagra para muchas empresas. El Covid19 obligó  a muchas compañías a adaptar su forma de trabajo a  la virtualidad. Tanto es así que muchas firmas tuvieron que enfrentar este proceso de digitalización  superando muchos obstáculos, sin mayor preparación y de manera casi inmediata. Falta de equipos, software y conexión de calidad, han sido parte de los problemas que los grupos de trabajo han debido enfrentar en el  2020.

Pero no creas que es una moda y nada más. Ya no hay vuelta atrás, no volvemos a lo viejo de antes del 2020. Y . Este nuevo desafío nos obliga a los empresarios a evolucionar y repensar cómo estamos trabajando hoy .

Hacia dónde vamos con el teletrabajo:

Si alguien sabe de esto y comparto muchas de sus ideas es mi amigo Andrés Silva Arancibia, fundador de Flumarketing quien dice, “prácticamente 3 de cada 4 empresas van a tener trabajadores de manera remota y se va a  instalar como  la normalidad para el 2027“.Viendo las estadísticas incluso, se habla de que para el 2028 el 78% de los equipos tendrán trabajadores a distancia (Upwork, 2020), para eso vamos a tener que estar preparados para  liderar también a distancia. Así que si pensabas que esto era una moda pasajera, debo decirte que estás equivocado.

¿Cómo trabajamos de manera efectiva?

Ya lo sabemos: vamos hacia un mundo híbrido, y el teletrabajo es mucho más que tecnología, es un medio para lograr nuestros objetivos pero requiere de mucha gestión del ámbito humano. Es decir que hay que adaptarse a esta nueva  normalidad, y lograr dominar el teletrabajo de manera efectiva. Para empezar a andar en este camino mi amigo Andrés,  habla de un Modelo de Productividad Laboral a Distancia (PLD) y  da 7 consejos clave para mantener la productividad laboral en el teletrabajo: 

1  Generar acuerdos  con tus colaboradores: 

Regla clara para la vida no solo para lo remoto: todo se pacta de antemano. Porque como dice el dicho “cuentas claras ”….Andrés Silva propone trabajar en tres áreas de compromiso: acuerdos en los tiempos de trabajo remoto, sobre los tiempos de respuesta y de notificación de disponibilidad. En la práctica sería convenir entre las partes ¿Cuándo comienza la jornada laboral?, ¿Cuándo termina?, ¿Cuánto tiempo se tarda en responder? ¿Quién estará disponible? etc. Así hay menos incertidumbre y más certezas.

2  Mantener  un ritmo de comunicación: 

La comunicación debe ser fluida y constante pero no debemos caer en la reunionitis porque perdemos y hacemos perder más  tiempo a nuestros colaboradores en reuniones que cumpliendo sus actividades. Siempre ayuda establecer un ritmo  diario, semanal y mensual y pautar estos encuentros. Esto nos permite tener  menos reuniones  pero más efectivas. Así gestionamos  de la mejor manera el tiempo de todos.

3 Instaurar una cultura de  Lugar-Video-Primero: 

Una imagen vale más que mil palabras y el lenguaje no verbal (expresiones, posturas, gestos) también comunica, por eso el uso de la cámara en las reuniones de teletrabajo es tan o más esencial que el audio. Motiva a tus colaboradores a buscar un lugar tranquilo, cómodo y profesional para las reuniones con un diseño y status similar al usado en la oficina. Y no menos importante, motivarlos a no perder el hábito de vestirse para ponerse en “modo oficina”, por que como dice una famosa conductora: como te ven, te tratan.

4 Humanizar las relaciones  digitales: 

A pesar de que hoy todo esté más sistematizado y digitalizado, es importante hacer sentir bien a nuestros colaboradores. No todo es trabajo, usa algunos minutos para preguntar sobre la vida personal del empleado. Hay que empatizar, reconocer los logros y el buen trabajo, sus esfuerzos e iniciativas. Y no perder el foco sobre lo importante que son ellos, para la existencia de nuestras empresas/organizaciones. Son el pilar de nuestra organización sin mas ni menos.

5 Invertir en tecnología de teletrabajo:

Si quieres sobrevivir en la era digital el kit básico que hay que tener: equipos, software e internet de calidad. Después  hay herramientas de videoconferencia que tienen opciones gratuitas de bajo costo, como Zoom, Meet o Hangouts etc. Las aplicaciones no son la  salvación sino que necesitan de nuestra gestión. Para algo más avanzado puedes optar por  distintos software de gestión de equipos y proyectos. 

6 Considerar los tipos de personalidad existentes en tu equipo: 

Es tarea de la empresa y del líder a cargo, identificar cuál será el mejor cargo para cada colaborador. Como dice Andrés, es indispensable identificar al dominante, influyente, estable y concienzudo. Debemos saber y reconocer si los miembros de nuestro equipo están en un rol donde puedan dar su máximo potencial conociendo sus debilidades y fortalezas.

7 Desarrollar un liderazgo digital remoto:  

Un líder con distancia física  debe ser capaz de utilizar, evaluar, encontrar, crear  y compartir  contenido utilizando las tecnologías de la información y el internet. Debe tener una visión digital  para crear estrategias y presencia haciendo uso de estas herramientas. Pero lo más importante, debe tener un estilo de comunicación que respalde esta presencia y que se adapte: que tenga apertura para explorar y adoptar nuevas tecnologías, estructuras y procesos. Es decir,  un líder capaz  de adaptarse a las nuevas tendencias, que sin lugar a dudas vinieron para quedarse.

¿Ya diste el salto digital en tu negocio? ¿Qué hiciste para adaptarte a esta nueva normalidad?