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5 tips para tener reuniones virtuales más productivas

Las reuniones virtuales vinieron para quedarse. Es por eso que se me ocurrió brindar algunos consejos para que sean exitosas y consigas tus objetivos. 

Si hay algo que nos dio el 2020 es un curso acelerado hacia la virtualidad, incluso para aquellas empresas que no se habían aventurado todavía a esta posibilidad. 

Antes que nada, es fundamental entender que la dinámica de una reunión virtual es diferente a la de una reunión presencial. Y pese a que parezca más sencilla, hay que estar preparados para que de verdad funcione.

Para eso es muy bueno conversar con nuestros equipos de trabajo sobre la mejor manera para poder llevarlas a cabo, y plantearse algunas buenas prácticas o tips para sacar el mejor provecho de ellas.

 

1. Si puede ir por mail no hace falta meet

Si miramos nuestro calendario y está repleto de reuniones que podrían haber sido solucionados con un simple mail ya estamos encarando mal las cosas. Más reuniones no es símbolo de que estamos trabajando más, es que estamos gestionando mal el tiempo o estamos asignando reuniones a cosas que deberían ser resueltas por email. Las buenas reuniones no deben  superar más de 20/30 minutos. Esto es posible si lo organizamos bien y encauzamos la reunión de la manera correcta.

Antes de ponernos a coordinar agendas, veamos de qué vamos a hablar y si realmente se justifica hacer esa meet.

Existen hoy, por suerte, varias herramientas que facilitan las tareas y nos evitan una reunión innecesaria:¿Podrías plantear el tema en Slack? ¿Podrías explicar la tarea por Asana? Si es así, fíjate primero si se puede hacer el pedido por otras vías.

2. La reunión debe tener un objetivo

Alguna vez salieron a caminar de noche por la montaña sin guía o sin GPS? Lo mismo pasa con las reuniones sin objetivos. 

Si  nuestra reunión tiene explícitamente un sentido, todos sabemos que camino seguir para encarar este tema central. Si no tenemos todo planificado, es un divague y una pérdida de tiempo. 

Para eso es importante ir preparados, y organizados con un objetivo claro. La Meet debe finalizar con una lista de tareas que respondan a ese objetivo central. Si se termina la reunión y  están todos perdidos o con más preguntas de las que entraron, algo salió mal. Pensemos entonces: qué se gana con la desorganización? otra reunión que seguramente será otra pérdida de tiempo y así sucesivamente hasta el infinito.

Las reuniones virtuales son importantes sobre todo para alinear objetivos, discutir cuestiones entre los distintos departamentos o demás cuestiones importantes, o que no se puedan concretar de manera presencial. 

Entonces, empecemos por definir el objetivo y si realmente necesitamos esta reunión o podemos resolverlo con un email. 

3. Marca el Norte de la Reunión y llegarás a buen puerto

Una vez que tenemos el objetivo de la reunión claro, debemos tener un punteo con las cosas que van a pasar en la reunión por orden de aparición. Esto sería lo ideal para poder preparar bien el material que voy a ir necesitando, cerrar ventanas que no corresponden y saber si tengo todo lo necesario.

Esto va a servir para que mis colaboradores sepan si es necesaria su participación en algún momento específico y puedan también organizarse. 

La planificación en definitiva ahorra tiempo y hace que le saquemos más jugo al meet. 

 

4. Ser estrictos con los horarios y serios con los compromisos

 

No es para alarmar a nadie, pero existen en el entorno laboral los agendadores seriales.¿Cómo reconocerlos? Se los conoce por agendar reuniones por cualquier motivo, sin objetivo claro. O los que hacen esas reuniones eternas sin directivas, no van al punto y no vemos la hora que termine. Pero hay casos peores:  los canceladores seriales. Los que  se comprometen a las reuniones  y cancelan a último momento por distintas cuestiones. 

Aquí todo parte del mismo error de premisa. La falta de planificación y como se ha desvirtuado el tiempo y verdadero valor del meet. 

Hay que ser estrictos, el tiempo de reunión evidentemente va a depender de los temas a tratar, pero se recomienda que no sea más de 60 minutos. Especialmente debemos tener cuidado de excedernos del tiempo previsto.Salvo que sea estrictamente necesario lo único que voy a lograr extendiendo 15 minutos la reunión es que mis colaboradores empiecen a sentirse incómodos: mirando su reloj para ver cuando termina porque tienen que ponerse a trabajar, o tienen que irse a otras reuniones programadas. 

 

Planteemos entonces de manera clara qué va a pasar en la reunión,temas prioritarios y  seguimos una estructura ( presentación, desarrollo, conclusión)

5. Sin minuta no hay reunión 

Si las reuniones virtuales fueron productivas siempre salen minutas que muestran lo que se hizo en la meet y  todo lo importante que se  desprendió de ella. 

También nos sirve para verificar si se siguió la agenda planteada, si hubo avances en temas, si surgieron dudas o distintos temas que se desprenden de esta reunión y deban ser tratadas en otra oportunidad.

Lo ideal es que alguien vaya tomando nota de lo que va surgiendo para después pasarlo por mail para que todos estemos alineados. 

En  una reunión productiva surgirán tareas y debemos designar, no sólo un responsable, sino la fecha límite de entrega de estas tareas. 

Si no hacemos esto los resultados de la reunión quedarán en el aire y parecerá poco productiva. 

Bonustrack

Por último, y no menos importante algunas reglas de etiqueta que deberían ser planteadas desde un comienzo en las  reuniones virtuales : 

  • Conectarse en un lugar tranquilo y sin distracciones 
  • Asegurarse una buena conexión a internet 
  • Tener todo lo que se va a compartir listo antes de la reunión
  • Tener la cámara encendida
  • Evitar el multitasking

Comparte estos tips de trabajo y después me cuentas 🙂

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